Privacy regelement Fortuna ’ 74

 

Doel Fortuna ’74:

Fortuna ’74 faciliteert in verenigingsverband beoefenen van korfbal op sportpark Schaarweide in Bergharen/Hernen. Fortuna’74 is aangesloten bij de KNKV. Vanuit deze bond worden voor de spelende leden competitie georganiseerd. Onze leden zijn daarom aangemeld als lid bij de KNKV.

Gegevens:

Om als vereniging goed te kunnen functioneren is tbv een aantal concrete doelen en activiteiten een administratie aangelegd. Deze gegevens zijn vastgelegd met de volgende doelen voor ogen:

1.     Contributieafdracht aan Fortuna’74 voor de spelende leden

2.     Contributieafdracht van Fortuna’74 aan de KNKV

3.     Teamindeling

4.     Communicatie met leden, donateurs en vrijwilligers

5.     Berichtgeving van vrijwilligersactiviteiten, indeling en planning aan de vrijwilligers en leden.

6.     Communicatie met onze sponsoren

7.     Bestuursleden Fortuna ‘74

 

 

1.     Contributieoverdracht aan Fortuna’74

Onze leden betalen contributie en een deel van deze contributie die afgedragen wordt aan Fortuna’74 wordt afgedragen aan de KNKV. Onze leden zijn speelgerechtigd als ze bij de bond als spelend lid zijn aangemeld en er voor hen contributie is betaald. Deze gegevens liggen vast in het programma Sportlink. Dit programma is toegankelijk voor het bestuur en de wedstrijdsecretaris en is beveiligd middels een wachtwoord.

 

Om contributie te innen zijn de volgende gegevens vastgelegd:

Incassogegevens

Achternaam

Geboortedatum (contributie is leeftijdsafhankelijk)

Ingangsdatum lidmaatschap

IBAN/ bankrekeningnummer (ouders igv speelsters jonger dan 18 jaar)

Tenaamstelling bankrekeningnummer

 

2.     Contributieafdracht en lidmaatschap KNKV

Om namens de club voldoende contributie af te dragen aan de KNKV wordt per lid naam en achternaam en geboortedatum doorgegeven. De contributie is leeftijdsafhankelijk.

Daarnaast is leeftijd bepalend voor in welk (jeugd)team het spelende lid uit mag komen. Voor alle spelers geldt dat dit via het programma sportlink wordt geüpload. Dit programma wordt gebruikt voor een interactie met de KNKV voor indeling van de leden in de teams en opstellen van de wedstrijdcompetitie. De KNKV heeft een contract met Sportlink mbt de clubpakketten, zodra er meer informatie is over de het afronden van dit contract ontvangen de deelnemende verenigingen de relevante informatie hierover. Er is geen verwerkersovereenkomst nodig tussen de KNKV en Fortuna’74 omdat de KNKV alleen een verwerker is en geen verwerkingsverantwoordelijke , een verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de gegevensverwerking en handelt uitsluitend in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van de persoonsgegevens, waarbij verwerking de primaire opdracht is.  

De registratie in Sportlink is voor de scheidsrechters de manier om te controleren of speelsters daadwerkelijk speelgerechtigd zijn voor het team waar ze voor uitkomen. De scheidsrechter heeft inzage in voornaam, achternaam, foto en geboortedatum via de KNKV wedstrijdzaken app, die gekoppeld is aan Sportlink. 

De gegevens worden ingevoerd en aangeleverd door Fortuna’74 in het programma Sportlink.

 

Lidmaatschap en 

indelingsgegevens

Achternaam

Voornaam

Geboortedatum

Ingangsdatum lidmaatschap

Foto

Wel / niet eerder lid geweest van andere verenigingen (inschrijving mag pas plaatsvinden na voldoen van de contributie andere vereniging EN in KNKV verband wordt vaak het bestaande lidmaatschapsnummer vastgehouden

Team waarin ingedeeld

 

Spelers kunnen hun eigen gegevens inzien in Sportlink, in Sportlink kunnen de spelers zelf aangeven of hun gegevens worden afgeschermd.

 

3.     Teamindeling

 

Spelers worden op basis van leeftijd en prestatie ingedeeld in teams. Deze teamindeling wordt in sportlink vastgelegd (zie 2. Lidmaatschap en contributie KNKV). Daarnaast wordt de teamindeling weergegeven op de website van Fortuna ’74 met vermelding van de volgende gegevens:

 

Lidmaatschap en 

indelingsgegevens

Achternaam

Voornaam

Team waarin ingedeeld

 

 

 

 

 

4.     Communicatie met leden, donateurs  en vrijwilligers

 

Van alle leden heeft Fortuna’74 een e-mailadres, telefoon en adresgegevens vastgelegd om de leden te kunnen voorzien van clubinformatie hetzij digitaal (via e-mail) hetzij via de post. De communicatie naar de leden vindt plaats via de bestuur van de vereniging. Grootschalige e-mail communicaties worden  via een BCC mail verzonden. De relevante gegevens van leden worden uit sportlink geëxporteerd. Van donateurs, vrijwilligers worden gegevens in excel lijsten bijgehouden. Deze bestanden zijn met een wachtwoord beveiligd. Deze bestanden zijn alleen toegankelijk voor bestuur en ledenadministrateurs. De volgende gegevens worden gebruikt voor communicatie en informatie

 

Communicatiegegevens

Achternaam

Voornaam

Adres

e-mail

telefoonnummer

 

5.     Vrijwilligersactiviteiten

De data van leden  die vrijwilligerswerk doen, wordt gebruikt voor het maken van de indeling van de vrijwilligers, roostering van vrijwilligers activiteiten en acties, planning van speciale projecten en acties. De vrijwilligersfuncties worden geregistreerd in Sportlink, evenals de daarvoor relevante diploma’s. Data van vrijwilligers die geen lid zijn, worden bijgehouden in Excel lijsten. Deze bestanden zijn met een wachtwoord beveiligd. Deze bestanden zijn alleen toegankelijk voor bestuur, ledenadministrateurs en degenen die de roosters voor de vrijwilligers maken.

Omdat leden/vrijwilligers bij verhindering onderling moeten kunnen ruilen, in de roosters, worden de volgende gegevens openbaar gemaakt bij het verspreiden van de roosters.

Communicatiegegevens

Achternaam

Voornaam

Adres

e-mail

telefoonnummer

 

6.     Sponsoring

 

Gegevens van sponsoren worden geregistreerd in Excel. Deze bestanden zijn met een wachtwoord beveiligd. Deze bestanden zijn alleen toegankelijk voor bestuur en leden van de sponsorcommissie. De volgende gegevens van sponsoren worden geregistreerd

Naast contactgegevens t.b.v. relatiemanagement met sponsoren worden ook de logo’s van de sponsoren vastgelegd zodat deze gebruikt kunnen worden voor de afgesproken promotieactiviteiten.

 

Sponsorgegevens

Naam bedrijf

contactpersoon: Achternaam, Voornaam

Postadres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats)

Bezoekadres bedrijf

Logo

e-mailadres

telefoonnummer

 

 

 

 

 

 

 

7.     Bestuursleden van Fortuna’74

 

Fortuna’74 heeft haar bestuursleden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.  Bestuursleden staan ook vermeld in sportlink

 

Bestuur gegevens

Naam

Adres

Woonplaats

Functie binnen bestuur

 

 

Organisatie gegevensverwerking:

Bestuursverantwoordelijkheid

Het bestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy en heeft daartoe dit privacyreglement vastgesteld en gepubliceerd. Dit betekent dat het bestuur verwerkingsverantwoordelijk is. Verwerkers zijn:

Ledenadministrateur

Sponsorcommissie

Roosteraars vrijwilligers

 

Contact persoon voor de privacy regelgeving is R. Ariens. De extra rol verbonden aan deze portefeuille is:

a.     Bijhouden privacy regelgeving

b.     Aanpassen privacy reglement indien noodzakelijk

c.     Instrueren personen die persoonsgegevens beheren

d.     Behandeling klachten verwerking persoonsgegevens

e.     Afhandeling verzoeken gericht op uitoefenen van rechten van betrokkenen

f.      Melding maken van eventuele datalekken

g.     Samen met bestuur en administrateurs professionaliseren datamanagement ledenadministratie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gegevensadministratie:

Leden administratie:  verantwoordelijke binnen Fortuna ’74 is A. Vos

 

Incassodata voor contributie: B. Ploegmakers (penningmeester)

 

Incassodata voor sponsoren: B. Ploegmakers

 

Sponsoradministratie is in beheer bij de sponsorcommissie en wordt gevoerd door de leden van de sponsorcie. Contactpersoon is RM Eissen

Communicatie naar de leden wordt verzorgd door bestuur, daarnaast wordt door trainer/coaches naar de teams gecommuniceerd.

 

Regelement:

Bij onze persoonsadministratie horen een aantal protocollen, deze leggen we onderstaand uit:

Recht op inzage:

Indien een persoon zijn gegevens wil inzien kan hij contact opnemen met de ledenadministrateur. Deze kan hem zijn gegevens laten doornemen. Het lid kan per mail vragen om inzage gegevens. De secretaris maakt een print van de betreffende gegevens en overhandigd deze persoonlijk aan het aanvragende lid.

Recht op correctie:

Indien een persoon zijn gegevens wil laten corrigeren kan dat per mail aangevraagd worden. De persoon geeft per mail aan wat de oude gegevens zijn en wat de nieuwe gegevens moeten worden. De secretaris corrigeert de gegevens en bevestigd per mail aan de aanvragende persoon de nieuwe gegevens. De mail met de aanvraag en de bevestiging wordt minimaal 1 jaar bewaard in de ledenadministratie. Op deze manier kan de aanvrager de correctie vaststellen dat de gegevens zijn gecorrigeerd.

Recht op verwijdering:

Indien een persoon zijn gegevens wil verwijderen uit de ledenadministratie kan dat alleen als daarmee het lidmaatschap wordt opgezegd en alle financiële zaken (openstaande contributie, ook richting KNKV) volledig zijn afgewikkeld. De secretaris bevestigt de verwijdering per mail en bewaard deze mail gedurende 1 jaar.

Recht op beperking:

Indien een persoon een deel van zijn gegevens niet wil vrijgeven om te gebruiken maar wel lid wil blijven dan is dit niet mogelijk. Er worden alleen gegevens bewaard die strikt noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap.

 

Recht op bezwaar:

Indien een persoon bezwaar maakt tegen vastlegging van zijn gegevens kan zij hiertoe schriftelijk zijn bezwaar met toelichting kenbaar maken bij de secretaris. Het bezwaar zal beoordeeld worden en in overleg met bestuur en voorzitter worden afgewikkeld.

Overige:

Tijdens de toernooien, wedstrijden en activiteiten bij of van Fortuna ’74 worden regelmatig foto’s genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van Fortuna ‘74, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of de Treffer worden gebruikt. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via de secretaris kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. Fortuna ‘74 heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd. Verwijdering uit reeds gedrukte media of uit teamfoto’s is helaas niet mogelijk. In geval van foto’s buiten de officiële kanalen van de club (facebook, site, clubblad) wordt expliciet toestemming gevraagd.